Stefan Koytek en Jiska Nijenhuis van BZK geven een presentatie.

De thema’s van de bijeenkomst zijn de midterm review, de eindverantwoording GSBIII en Single Information en Single Audit.

1. Inleiding

Tijdens de bijeenkomst dd 14-2-2007 bleken nog enkele vragen van steden aan het Rijk open te staan. Het gaat hierbij om de volgende vragen:

1. Hoe ziet de planning van de midterm review eruit?

Per brief dd 12 februari is het proces van de midterm review beschreven. Naar aanleiding van de bijeenkomst met de G31 van 14 februari is deze herzien.

2. Hoe ziet de eindverantwoording GSBIII eruit en wat betekent dit voor de midterm review?

Zie beslisboom eindverantwoording en toerekenbaarheid.

3. Hoe kunnen we GSBIII effectiever inrichten?

De uitkomsten van het onderzoek van Twijnstra en Gudde worden besproken met de andere departementen.

4. Hoe moet SISA worden toegepast in het kader van het grotestedenbeleid?

Hierop wordt in de presentatie van Jiska Nijenhuis (BZK) een antwoord gegeven.

5. Hoe kunnen we de P&C cyclus van gemeente en midterm review optimaal afstemmen?

Dit wordt besproken in één van de workshops.

Daarnaast komen nog enkele vragen van de steden naar voren:

1. wanneer is het definitieve SISA-format beschikbaar?

Eventuele wijzigingen in het SISA format zullen slechts technisch van aard zijn, inhoudelijke wijzigingen worden niet meer doorgevoerd. Er kan dus bijvoorbeeld gedacht worden aan een uitbreiding van de hoeveelheid regels per onderdeel, zodat alle steden al hun gegevens in het format kwijt kunnen.

Meer informatie over SISA en het format kan gevonden worden op www.minbzk.nl/sisa en www.cbs.nl/sisa. Vragen kunnen gesteld worden via postbussisa@minbzk.nl.

2. via de e-mail is in december een overzicht verstuurd van de knelpunten in de indicatoren. Wat is de stand van zaken hieromtrent?

In de regiegroep en de werkgroep Midterm review zijn de knelpunten besproken en opgelost.

3. Is het voor de midterm alleen nodig de middelste kolom in het overzicht verstuurd door ABF in te vullen, of is er meer informatie nodig?

Voor de monitoring is het slechts nodig dat deze kolom ingevuld wordt. In een brief aan het Rijk zal door de stad ook een reactie mbt de midterm review gegeven kunnen worden. De centrale bronnen worden uiterlijk 30 april door ABF aangeleverd aan de G31. Aan de hand van de eigen gegevens kan ook een indicatie gegeven worden van de stand van zaken voor de stad.

Er zal vroegtijdig door het Rijk (BZK) gecommuniceerd worden naar de steden voor wat betreft de stadsgesprekken in mei, zodat bij het plannen van deze gesprekken met de agenda’s van alle betrokkenen rekening gehouden kan worden.

Bij de uitnodiging voor deze bijeenkomst zijn drie documenten verspreid:

1. Beslisboom eindverantwoording
2. Toerekenbaarheid
3. Overzicht van de data van levering van de centrale bronnen

Deze stukken zullen op de website www.grotestedenbeleid.nl gepubliceerd worden.

2. workshop ronden

Workshop 1: Gemeente Schiedam

Deze workshop werd gegeven door Ton Dijkshoorn (Onderzoek en Statistiek gemeente Schiedam) en Roland de Vreede (GSB-coördinator gemeente Schiedam).

De gemeente Schiedam heeft een GSB monitor ontwikkeld voor het bijhouden van de voortgang op de prestatiedoelstellingen. In deze monitor wordt per doelstelling uit het convenant de voortgang bijgehouden. Middels kleuren wordt aangegeven wat de stand van zaken per doelstelling is.

Het heeft binnen de gemeente Schiedam tijd nodig gehad voor alle beleidsafdelingen bekend waren gemaakt met deze wijze van monitoring. Hiervoor is intern een presentatie gegeven en is de afdeling onderzoek en statistiek in samenwerking met de GSB coördinator bij alle afdelingen langs geweest om door te nemen hoe het proces ingericht is. In het najaar van 2006 zijn zij begonnen met het verzamelen van de gegevens en hiervoor is ongeveer een half jaar nodig geweest.

Er wordt zeer positief op de monitor van de gemeente Schiedam gereageerd vanuit de aanwezige deelnemers aan de workshop.

Enkele kanttekeningen:

-          Verbeteringen in registratiesystemen kunnen ertoe leiden dat het lijkt dat de doelstelling niet gehaald zal worden. Dit heeft met name betrekking op de doelstellingen waarbij het gaat om aantallen personen. Wanneer bijvoorbeeld de registratie van kinderen met overgewicht verbeterd, kan het lijken dat het aantal kinderen met overgewicht is gestegen, terwijl dit niet het geval hoeft te zijn.

-          Er wordt een probleem voorzien in de beschikbaarheid van de bronnen voor 2010 binnen de gemeentelijke organisatie.

-          De signaleringsfunctie ligt in het geval van de gemeente Schiedam bij de afdeling onderzoek en statistiek. Dit is niet bij alle gemeenten het geval, maar deze monitor staat of valt hiermee.

-          De vraag die open blijft staan is wie zich verantwoordelijk voelt voor de indicatoren.

-          De kleur van de stand van zaken wordt door de afdeling O&S bepaald, in samenspraak met de desbetreffende beleidsafdeling. Hierbij kunnen verschillende keuzes gemaakt worden.

In Zwolle werkt men met een soortgelijk systeem. De doelstelling wordt hierbij in een aparte kolom weergegeven, in plaats van de lijn die Schiedam in zijn overzichten gebruikt. Daarnaast wordt in Zwolle middels de voorjaarsnota de stand van zaken weergegeven.

Jan-Cees Kok (ministerie VROM) geeft een presentatie waarin hij ingaat op een case van de gemeente Rotterdam met betrekking tot de luchtkwaliteit. Uit deze presentatie komt het volgende naar voren:

-          In 2010 zal gekeken worden wat er is gerealiseerd van de doelstellingen GSB/ISV.

-          Wanneer één of meerdere doelstellingen niet gerealiseerd zijn, zal gekeken worden of er wel alternatieven zijn gerealiseerd.

-          Bij de eindverantwoording zal gekeken worden of dit alternatief binnen de maatschappelijke doelstellingen zoals verwoord in het meerjarig ontwikkelingsprogramma past en of er voldoende alternatief is opgevoerd en gerealiseerd.

-          Risico’s die de gemeenten lopen kunnen weggenomen worden: de midterm biedt hiervoor de mogelijkheid om de problematiek bespreekbaar te maken. Zorg er daarnaast voor dat afspraken vastgelegd worden en dat middels een dossier duidelijk wordt hoe besluiten tot stand gekomen zijn. Wanneer dit niet voldoende houvast biedt voor de verantwoording zullen onderhandelingen over het aanpassen van het convenant plaats moeten vinden.

De alternatieven dienen opgevoerd te worden bij de eindverantwoording onder ‘verklaring verschillen’. Een accountant zal hier dan niet apart nog naar te kijken. Het liefst wordt de oplossing ook opgenomen in de brief tijdens de midterm review.

Langer wachten met overleggen over mogelijke oplossingen voor achterblijvende prestaties zal minder mogelijkheden bieden voor de stad.

Workshop 2: Gemeente Tilburg

De presentatie is gegeven door David Zijlmans (hoofd financiën gemeente Tilburg).

Programmabegroting (voorkant) en programmaverantwoording (achterkant) zijn in Tilburg georganiseerd via programma’s waar programmamanagers verantwoordelijk voor zijn..

GSB is in Tilburg als integraal onderdeel (dus geen aparte GSB begroting) opgenomen in de programmabegroting:

-          indicatoren GSB

o        nulmeting ‘04

o        prognose en realisatie ‘05

o        prognose ‘06

o        prognose ‘07

o        prognose ‘08

o        afspraak ‘09

Door jaarlijks de prognose mee te nemen in accountantscontrole kan betrouwbaarheid van gegevens worden zeker gesteld. De accountant hoort nu al naar de borging van indicatoren te kijken. De prognoses worden gemaakt op basis van te verwachten realisatie, eerdere ervaringen, etc. Niet op basis van een evenredige verdeling van de doelstelling over de GSBIII periode.

Het GSB is een meerjarenprogramma, daarom wordt in programmabegroting melding gemaakt van eerdere resultaten en prognoses.

De midterm review past qua momentum goed binnen de jaarrekening-cyclus. Dit geldt voor de meeste gemeenten. In het geval van Tilburg wordt de programmaverantwoording op 27 april besproken en valt dus samen met de ambtelijke brief. Op 4 juni wordt deze in de raad besproken, wat samenvalt met het bestuurlijke traject rondom de midterm GSB.

In de jaarrekening worden de drie BDU’s niet opgesplitst. Voor het grootste deel is duidelijk welke middelen aan welke prestatie-indicatoren zijn toegekend. Echter, de relatie tussen geld dat wordt besteed en prestaties die daar uiteindelijk uit voortvloeien is niet altijd helder. Dit hoeft overigens ook niet (als wordt verantwoord via het verrekenmodel), behalve bij BDU economie (in het geval van niet gehaalde ambitie).

Workshop 3: Gemeente Venlo en gemeente Deventer

De presentatie is gegeven door Jan Hendriks (gemeente Deventer) en Jan van Hees (gemeente Venlo).

Vraag: Is er zo iets als een handreiking over hoe je de AO/IC en dergelijke kan inrichten in verband met de verantwoording van het grotestedenbeleid?

Antwoord: Er is een handreiking op de site van het grotestedenbeleid te vinden. Deze handreiking is opgesteld door de gemeente Helmond en in de financiële werkgroep besproken. Tevens is op de site een verslag van de gemeente 's-Hertogenbosch te vinden.

Vraag: Door enkele gemeenten wordt aangegeven dat jaarrekeninggegevens van derden niet in hetzelfde jaar verwerkt kunnen worden als de gemeenterekening en daarom een jaar later beschikbaar zijn. Hoe gaan we hier mee om aangezien de verantwoording BDU SIV/BDU Stadseconomie voor 15 juli 2010 door de gemeenten aan BZK moet worden ingediend. Voor de BDU ISV speelt deze kwestie van derden niet.

Antwoord: De accountant die de jaarrekening van de gemeente controleert, kan de rechtmatigheid van de bestedingen pas controleren als derden het geld hebben besteed en hierover door de derden middels een eigen jaarrekening en/of verslag verantwoording over is afgegeven. Feitelijk kan dan ook pas de gehele Rijksbijdrage worden vastgesteld.

Hoe dit geregeld moet worden, moet verder uitgezocht worden. De financiële werkgroep doet een inventarisatie welke informatie van derden niet meegenomen kan worden in de jaarrekening 2009. Hierbij wordt ook bekeken wanneer deze informatie van derden aangeleverd wordt aan de stad. Deze inventarisatie wordt voor alle 31 GSB-steden gedaan.

Tijdens de bijeenkomst werden tussen gemeenten tips uitgewisseld over de inrichting van de AO/IC en de registratiesystemen.

Dit zijn:

- Neem in de subsidiebeschikking de indicatoren op en laat de realisatie in de daarop volgende documenten terugkomen.

- Aan de hand van het voorbeeld groenvoorziening. Hoe wordt aangetoond dat de prestatie gerealiseerd is. Zorg dat onder andere in het dossier wordt opgenomen: de subsidiebeschikking die met de uitvoerende partij is afgesloten, documenten dat de groenstroken zijn aangelegd (bijvoorbeeld foto’s) en in verband met de afronding documenten zoals de subsidievaststelling waarin de gemeente constateert dat de groenstrook conform afspraken is aangelegd en dat de subsidie wordt vastgesteld/uitbetaald.

- Hoe strikter de administratieve organisatie door een gemeente wordt georganiseerd, hoe strikter de accountant controleert.

- In een vroeg stadium de accountant deelgenoot maken van de inrichting van de AO/IC en de definities van indicatoren. Het is hierbij van belang dat binnen de gemeente de beleidsafdelingen en de afdeling die zich bezighoudt met AO/IC gezamenlijk aan de inrichting van de AO/IC werken. Gezamenlijk dienen ook de definities van de indicatoren en de betrouwbare meting van de indicatoren bepaald te worden.